Résumé de section

  • Généralités

    Tout replier Tout déplier

    • Les factures sont à privilégier car elles permettent de récupérer de la TVA.
      Néanmoins, les notes de frais restent inévitables.
      Au delà de 100€, un rappel doit être fait au bénévole car l'impact sur la compta n'est pas négligeable.

      Cet article ne présente que la partie "compta" du processus.
      L'étape précédente (l'encodage, par le bénévole) se fait via le Julstick.
      Un article dédié sera créé en cas de besoin mais l'outil est assez intuitif.

    • Dans l'outil Julstick/Paimements Compta Paiements - RCLH, 
      La section "Notes de Frais" est celle qui nous intéresse dans cet article.


    • Un popup apparaît et présente différents éléments:
       - [haut gauche] Le QR code (dynamique: il se met à jour si on modifie la communication) utilisé pour réaliser le remboursement.
       - [haut droit] Le commentaire introduit par le demandeur (dans la majorité des cas, il est probablement plus intéressant que le commentaire automatique et devrait replacer la communication
       - [bas milieu] La communication qui sera visible dans le virement (cf bullet précédent)
       - [bas gauche] Les boutons qui serviront à pré-remplir le texte du mail vers le demandeur
       - [en bleu] La pièce jointe (normalement: le ticket de caisse justifiant la dépense)
       - [milieu droit] La zone d'édition de l'email vers le demandeur

  • Encodage

    • Un fois connecté sur le Julstick, le dashboard est la page affichée par défaut : Administration Hub | RCLH.

      En principe, la carte des paiements passe en rouge s'il y a des paiements en attente ... dont les notes de frais.

    • Je suggère fortement de d'abord regarder le justificatif ... et de garder un oeil critique.
      On ne doit pas accepter sans réfléchir.
      (le refus n'est PAS exceptionnel, j'estime actuellement à 5% le nombre de refus pour le moment)
      En cas de refus (doublon par exemple), on utilise le bouton [charger refus], on édite un peu le texte pré-rempli et on envoie le mail. => fin du processus.
      En cas de doute, on se parle.



      Considérons que la NdF est considérée comme ok:
      On la télécharge (je ne fais pas de capture d'écran car il y a 200 facons de faire)

      1. On crée une nouvelle Facture brouillon

      2. Immédiatement, on la transforme en Ticket


      3. On ajoute le "fournisseur".
        La très grande majorité est déjà encodée
      4. On ajoute le ticket/justificatif précédemment téléchargé

        Note que les activités précédentes sont enregistrées

      5. Il est temps de décrire la dépense.
        1. On ajoute une ligne
          (autant de lignes que nécessaire si le ticket concerne des comptes différents et/ou des analytiques différents)
        2. Pour chaque ligne, on définit les éléments typiques de la compta que je ne détaille pas ici.
          ATTENTION ! La taxe proposée par défaut est 21%. C'est une erreur inexacte incorrecte et pas juste.
          Un ticket de caisse n'est pas éligible pour la récup TVA


      6. On valide la facture/ticket


      7. On marque aussi la facture comme "payée"

        Ouaip, c'est contre-intuitif... Mais ca va aider Odoo à lier la facture et le paiement quand il arrivera.
        Ca évite aussi au Julstick, qui récupère les factures en souffrance automatiquement, d'afficher 2 fois le paiement.

    • Ben oui ... faut que celui/celle qui paye sache qu'il/elle peut.

      Pour le moment, il n'y a pas de système informatisé pour prévenir que l'encodage a été fait...
      (Quand la compta était 1 seule personne, forcément l'info était évidente).
      Donc, pour le moment, je suggère de nous whatsapper.
      L'autre idée est qu'on configure l'appli bancaire sur d'autres smartphones... On n'est qu'au début.

  • Paiement

  • Communication